Полная инструкция по заполнению уведомления в Роскомнадзор для регистрации оператора персональных данных

Уведомление подаётся на портале персональных данных Роскомнадзора — . Форма утверждена приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180 и состоит из пяти разделов. Даже при подаче на бумаге форму нужно заполнить онлайн, затем распечатать, подписать и отправить в территориальный орган РКН.

Раздел 1. Сведения об операторе

Регион регистрации — субъект РФ, где организация стоит на налоговом учёте. Выбирается из выпадающего списка.

Пример: Московская область.

Тип оператора — выбирается из списка: «Юридическое лицо», «Индивидуальный предприниматель», «Государственный орган», «Муниципальный орган», «Физическое лицо» (самозанятый), «Иностранный гражданин». От выбора зависят открывающиеся поля.

Пример: Юридическое лицо.

Наименование оператора — полное наименование с указанием организационно-правовой формы, в точности как в ЕГРЮЛ. Для ИП — ФИО полностью.

Пример: Общество с ограниченной ответственностью «Вектор».

Сокращённое наименование оператора — указывается, если оно есть в учредительных документах.

Пример: ООО «Вектор».

ИНН и ОГРН/ОГРНИП — обязательные поля для всех типов, кроме физлица. Сверяйте с выпиской из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Нужно указать номер и дату присвоения ОГРН.

Пример: ИНН 7701234567, ОГРН 1157700012345 от 15.06.2015.

Документ, удостоверяющий личность — появляется для ИП и физлица. Выберите «паспорт гражданина РФ» или «другой документ гражданина РФ» и заполните серию, номер, дату выдачи, кем выдан. Поле необязательное.

Пример: Паспорт гражданина РФ, серия 45 10, номер 123456, выдан ОВД района Кунцево г. Москвы, 20.03.2015.

Адрес оператора — два поля: «Адрес местонахождения» (юридический адрес из ЕГРЮЛ/ЕГРИП) и «Почтовый адрес» (фактический). Если совпадают — поставьте галочку «Совпадает с адресом местонахождения». Адрес выбирается из справочника ФИАС; поля «Дом», «Корпус», «Кв./Офис» заполняются вручную. Почтовый индекс обязателен.

Пример адреса местонахождения: 117418, г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 12, оф. 45. Почтовый адрес: совпадает.

Телефон, факс — номер телефона должен содержать не менее 11 цифр и символов.

Пример: +74951234567.

Адрес электронной почты — обязательное поле, должно содержать @ и точку.

Пример: .

Регионы обработки — регионы РФ, где оператор фактически обрабатывает ПДн (где находятся офисы, сотрудники, клиенты). Можно поставить галочку «Все субъекты Российской Федерации» — это удобно, если есть сайт, на который заходят пользователи из разных регионов. Но учтите: «все субъекты» повышает требования к безопасности.

Пример: Москва и Московская область (если работаете только в этих регионах). Альтернатива: «Все субъекты Российской Федерации» (если есть интернет-магазин с доставкой по стране).

ОКВЭД, ОКПО, ОКФС, ОКОГУ, ОКОПФ — необязательные, но желательные поля. Заполняются по данным выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Пример: ОКВЭД 62.01 (разработка компьютерного ПО).

Филиалы — доступны для юридических лиц, госорганов и муниципальных органов. Добавляйте, если есть обособленные подразделения без отдельного ИНН. Укажите наименование и адрес каждого.

Пример: Филиал ООО «Вектор» в г. Казань, 420012, г. Казань, ул. Баумана, д. 5.

Раздел 2. Цели обработки персональных данных

Для каждой цели создаётся отдельный блок, в котором указываются категории данных, категории субъектов, правовые основания, действия и способы обработки.

Цель обработки — выбирается из классификатора (37 вариантов) или указывается вручную через «иная». Указывайте только реальные цели, не «про запас».

Примеры целей:

• «Ведение кадрового и бухгалтерского учёта»

• «Обеспечение соблюдения трудового законодательства»

• «Обеспечение соблюдения налогового законодательства»

• «Обеспечение соблюдения пенсионного законодательства»

• «Подготовка, заключение и исполнение гражданско-правовых договоров»

• «Обеспечение пропускного режима на территорию оператора»

• «Подбор персонала (соискателей) на вакантные должности»

• «Продвижение товаров и услуг на рынке» (если делаете рассылки)

Чтобы добавить ещё одну цель, нажмите «Добавить цель обработки».

Категории персональных данных (для каждой цели)

Отмечаются чек-боксами. Делятся на три вида: общие, специальные (состояние здоровья, религия, национальность и т.д.), биометриеские (изображение лица, отпечатки пальцев).

Пример для цели «Ведение кадрового и бухгалтерского учёта»: ФИО, год рождения, месяц рождения, дата рождения, место рождения, семейное положение, социальное положение, доходы, пол, адрес электронной почты, адрес места жительства, адрес регистрации, номер телефона, СНИЛС, ИНН, данные документа удостоверяющего личность, реквизиты банковской карты, номер расчётного счёта, профессия, должность, сведения о трудовой деятельности, отношение к воинской обязанности, сведения о воинском учёте, сведения об образовании .

Пример для цели «Подготовка, заключение и исполнение гражданско-правовых договоров»: ФИО, паспортные данные, адрес регистрации, номер телефона, адрес электронной почты, ИНН .

Пример для цели «Продвижение товаров и услуг на рынке»: ФИО, номер телефона, адрес электронной почты.

Важно: набор данных не должен быть избыточным по отношению к цели. За избыточность — штраф от 60 000 до 100 000 ₽ (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).

Категории субъектов (для каждой цели)

Указываются чьё именно обрабатываются. Выбираются чек-боксами.

Пример для цели «Ведение кадрового и бухгалтерского учёта»: Работники, соискатели, родственники работников, уволенные работники.

Пример для цели «Подготовка, заключение и исполнение гражданско-правовых договоров»: Контрагенты, представители контрагентов, выгодоприобретатели по договорам, клиенты, посетители сайта .

Правовое основание обработки (для каждой цели)

Выбирается чек-боксами из списка оснований ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ. Также есть поле для указания конкретных норм законов.

Пример для цели «Ведение кадрового и бухгалтерского учёта»:

• «Обработка ПДн осуществляется с согласия субъекта ПДн на обработку его ПДн»

• «Обработка ПДн необходима для достижения целей, предусмотренных законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством на оператора функций, полномочий и обязанностей»

• Реквизиты: ст. 85, 86, 87, 88, 89, 90 ТК РФ; ст. 431 НК РФ; ст. 9 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ; ст. 4 ФЗ от 28.03.1998 № 53-ФЗ .

Пример для цели «Подготовка, заключение и исполнение гражданско-правовых договоров»:

• «Обработка ПДн осуществляется с согласия субъекта ПДн на обработку его ПДн»

• «Обработка ПДн необходима для исполнения договора» .

Перечень действий с ПДн (для каждой цели)

Отмечаются чек-боксами все планируемые операции.

Пример: Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение.

Способы обработки ПДн (для каждой цели)

Выбирается автоматизированная, неавтоматизированная или смешанная. Также указывается, передаются ли данные по интернету и/или внутренней сети.

Пример: Смешанный способ, передача по интернету — да, по внутренней сети — да.

Раздел 3. Сведения о местонахождении базы данных

Указывается физическое местоположение базы данных, содержащей ПДн граждан РФ (введено ФЗ от 21.07.2014 № 242-ФЗ).

Страна — для баз данных граждан РФ должна быть Россия.

Пример: Россия.

Адрес ЦОД — адрес центра обработки данных, где физически хранится база.

Пример: 117418, г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 12.

Собственный ЦОД — «да» или «нет».

• Если да — укажите фактический адрес местонахождения своей организации. Данные хранятся на ваших серверах или локальных ПК.

• Если нет — заполните сведения об организации, ответственной за хранение данных:

Пример при собственном ЦОД: Страна: Россия, Адрес: 117418, г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 12, Собственный ЦОД: да.

Пример при стороннем ЦОД (например, хостинг-провайдер):

• Тип организации: юридическое лицо

• Организационно-правовая форма: АО

• Наименование: АО «Селектел»

• ОГРН: 1247800067790

• ИНН: 7810962785

• Страна: Россия

• Адрес: 196084, г. Санкт-Петербург, ул. Цветочная, д. 21 .

Если у вас несколько баз данных — нажмите «Добавить сведения».

Раздел 4. Сведения о лицах, имеющих доступ к ПДн в государственных и муниципальных ИС

Внимание: этот раздел заполняют только владельцы и операторы государственных или муниципальных информационных систем. Если к вам это не относится — удалите блок кнопкой «Удалить».

Если относится — для каждого лица укажите:

Пример:

• Тип организации: юридическое лицо

• Наименование: ООО «ИТ-Сервис»

• ИНН: 7701987654

• ОГРН: 1187700012345

• Адрес: 101000, г. Москва, ул. Мясницкая, д. 10

Раздел 5. Сведения об обеспечении безопасности ПДн

Меры защиты (ст. 18.1 и 19 ФЗ № 152-ФЗ)

Указываются конкретные организационные и технические меры, которые оператор действительно применяет. Не публикуются в открытом реестре.

Пример для небольшой компании: «Назначение ответственного за организацию обработки ПДн. Утверждение политики обработки ПДн. Применение парольной защиты операционных систем. Установка антивирусного ПО. Ограничение доступа к ПДн. Учёт машинных носителей ПДн. Внутренний контроль и аудит обработки ПДн» .

Пример для крупной компании (дополнительно): «Назначение ответственного за обеспечение безопасности ПДн. Применение средств защиты информации, прошедших оценку соответствия. Использование межсетевых экранов. Разграничение прав доступа на основе ролевой модели. Шифрование данных при передаче по каналам связи. Резервное копирование. Физическая охрана помещений».

Средства обеспечения безопасности

Текстовое поле для указания конкретных технических средств. Заполняется вручную. Сведения не являются общедоступными.

Пример: «Антивирус Kaspersky Endpoint Security, межсетевой экран Cisco ASA, система контроля доступа Secret Net Studio».

Использование шифровальных (криптографических) средств

Выберите «Используется» или «Не используется». Если «Используется» — укажите класс СКЗИ (чек-боксами), а также наименование, изготовителей и серийные номера.

Пример: Используется. Класс СКЗИ: КС1, КС2. Наименование: «КриптоПро CSP». Изготовитель: ООО «Крипто-Про». Серийный номер: CP-2024-12345.

Альтернатива: Не используется.

Ответственный за организацию обработки ПДн

Выберите «Физическое лицо» или «Сторонняя организация». Укажите ФИО (для физлица) или наименование (для организации), номера контактных телефонов (не менее 11 символов), почтовый адрес и адрес электронной почты. Эти данные будут публичны в реестре.

Пример:

• Физическое лицо

• ФИО: Петрова Анна Сергеевна

• Телефон: +74951234567

• Почтовый адрес: 117418, г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 12, оф. 45

• E-mail:

Дата начала обработки ПДн

Фактическая дата, с которой начали собирать и обрабатывать данные. Может совпадать с датой регистрации ЮЛ/ИП.

Пример: 15.06.2015 (дата регистрации ООО).

Срок или условие прекращения обработки

Выберите «Дата окончания» или «Условие окончания» и заполните текстовое поле.

Пример (условие): «Ликвидация или реорганизация организации»

Пример (дата): 31.12.2026 (для проекта с ограниченным сроком).

Трансграничная передача ПДн

Выберите «Осуществляется» или «Не осуществляется». Если осуществляется — с 1 марта 2023 года нужно подавать отдельное уведомление о трансграничной передаче и получить разрешение РКН.

Пример: Не осуществляется.

Завершение заполнения

Сведения об исполнителе

Укажите ФИО, должность и контактную информацию лица, фактически заполнившего и подписавшего уведомление. Это может быть не ответственный за обработку ПДн, а другой сотрудник.

Пример:

• ФИО: Иванов Дмитрий Александрович

• Должность: Системный администратор

• Телефон: +74951234567

• E-mail:

Важно: при подаче с УКЭП укажите данные лица, которому принадлежит электронная подпись.

Подтверждения

Поставьте галочки:

• ознакомлены с порядком подачи уведомления;

• согласны на передачу информации по открытым каналам связи сети Интернет.

Отправка

Нажмите «Отправить электронное уведомление и подготовить форму к распечатке» (для бумажной подачи) или «Подписать и отправить» (для УКЭП).

Способы подачи

После подачи

• Сохраните номер и ключ уведомления — они нужны для отслеживания статуса и внесения изменений.

• РКН рассматривает уведомление 30 дней. Оповещений не отправляет — проверяйте сами.

• Проверьте себя в реестре операторов на по ИНН.

• При изменении сведений (цели, ответственный, адрес и т.д.) подайте уведомление об изменениях не позднее 15-го числа следующего месяца.

• О прекращении обработки — в течение 10 рабочих дней.

Частые ошибки

1. Одна общая цель вместо нескольких конкретных — нужно разбить по процессам.

2. Все категории ПДн «про запас» — отмечайте только реально собираемые данные.

3. Несоответствие цели и данных — для каждой цели свой набор данных.

4. Неправильное правовое основание — сверяйтесь со ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ.

5. Не учтён сайт — если есть формы сбора данных, укажите «посетителей сайта» как субъектов.

6. Неверное место базы данных — проверьте, где физически находятся серверы.

7. Указаны меры, которых нет — описывайте только реально внедрённые.

8. Устаревшая форма — используйте только актуальную на сайте РКН, не скачивайте бланки из статей.

9. Копирование чужого образца — РКН называет это одной из самых частых ошибок.